Dane osobowe pracownika a RODO

imagesDziś wchodzą w życie znaczące zmiany w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych. Okazuje się, że tzw. RODO swoim zakresem obejmie również dane osobowe pracowników w zakładach pracy. Do 25 maja zakłady pracy miały czas na przygotowanie się do stosowania nowych przepisów wprowadzonych w drodze Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych, czyli tzw. RODO. Jedną z kwestii, jakie zmienią się od dziś  jest zmiana zasad pozyskiwania i przetwarzania danych osobowych pracowników.

Zawarcie umowy o pracę – nowe kategorie danych osobowych

Jedną ze zmian, jakie wejdą od dziś w życie jest zmiana brzmienia art. 221 § 1 i 2 Kodeksu pracy. Artykuł ten zawiera katalog danych osobowych, których ujawnienia ma prawo żądać pracodawca w celu zawarcia stosunku pracy. I tak, pracodawca może zażądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  1. imię (imiona) i nazwisko;
  2. datę urodzenia;
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  4. wykształcenie;
  5. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Z  obowiązujących przepisów znikną zatem imiona rodziców, czy też miejsce zamieszkania (zastąpi je jedynie adres do korespondencji). Zostaną dodane jednak dodatkowe dane kontaktowe tj. numer telefonu, czy adres e-mail. W praktyce niewiele jednak to zmieni, bowiem dane kontaktowe – numer telefonu, czy adres e-mail są podawane przez kandydatów do pracy już na etapie składania życiorysu zawodowego (CV). Warto zaznaczyć, że powyższy katalog jest katalogiem zamkniętym. Oznacza to, że dopóki pracownik sam nie wyrazi chęci przedstawienia przyszłemu pracodawcy uzyskanych certyfikatów, ukończonych kursów, czy też referencji – sam zatrudniający nie ma prawa o nie żądać.

Zakazane dane wrażliwe

Nowe przepisy wyszczególniły również dane, o które pracodawca nie ma prawa prosić – nawet, jeśli pracownik wyrazi na to zgodę. Mowa o tzw. danych wrażliwych a więc m.in. o stanie zdrowia, posiadanych nałogach, czy orientacji seksualnej pracownika.

Dane biometryczne pracowników

Nowe przepisy po raz pierwszy regulują kwestie przetwarzania danych biometrycznych pracowników. W myśl przepisów o RODO ,,dane biometryczne oznaczają dane osobowe, które wynikają ze specjalnego przetwarzania technicznego, dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej oraz umożliwiają lub potwierdzają jednoznaczną identyfikację tej osoby, takie jak wizerunek twarzy lub dane daktyloskopijne”. Są nimi więc m.in. linie papilarne pracowników, cechy źrenicy, czy też układ i cechy twarzy. Najczęściej są one wykorzystywane do kontroli czasu pracy, czy też identyfikacji pracownika. RODO od 25 maja będzie dawało pracodawcy możliwość przetwarzania danych biometrycznych. Będzie mogło się to jednak odbywać wyłącznie za zgodą zatrudnionego. Aby jednak zgoda ta była skuteczna – obowiązkowo musi być wyrażona dobrowolnie.

Informacje o stanie zdrowia pracownika

Danymi szczególnie chronionymi przez RODO jest informacja o stanie zdrowia pracownika. Jeżeli zatem pracownik zadzwoni do firmy z informacją o chorobie i nieobecności – informacja ta nie powinna być bez jego zgody dalej rozpowszechniana. Oznacza to, że osoba odbierająca telefon, bez zgody pracownika, nie będzie miała już prawa przekazać tych danych innym, nawet najbliższym współpracownikom.

Kserowanie dowodu osobistego pracownika, aktów urodzenia, czy zawarcia małżeństwa Praktyką powszechnie stosowaną w zakładach pracy jest kserowanie dowodów osobistych, czy też prawa jazdy podczas przyjmowania pracownika do pracy. Od 25 maja praktyka ta stanie się zupełnie niedopuszczalna. Przepisy o RODO mówią bowiem wprost, że takie postępowanie nie jest adekwatne do celu ich przetwarzania, czyli m.in. do potwierdzenia, że pracownik faktycznie posiada prawo do kierowania pojazdem.

Ta sama sytuacja ma miejsce w przypadku ubiegania się pracownika o udzielenie urlopu okolicznościowego np. urlopu macierzyńskiego z okazji urodzenia dziecka, czy też urlopu okolicznościowego z okazji zawarcia związku małżeńskiego. W takich przypadkach pracodawca niejednokrotnie żąda od zatrudnionego przedstawienia aktu urodzenia dziecka, czy też aktu zawarcia związku małżeńskiego – a następnie dokonuje ich skserowania. Będzie to niedopuszczalne. Zdaniem ustawodawców ksero aktu urodzenia dziecka nie jest potrzebne dla potwierdzenia samego urodzenia potomka. Zastępczą, bezpieczniejszą praktyką będzie odebranie od pracownika pisemnego oświadczenia potwierdzającego zaistnienie danej okoliczności.

Referencje kandydata bez możliwości weryfikacji

Po zmianie przepisów jakiekolwiek znaczenie tracą tzw. referencje od poprzednich zatrudniających. W świetle nowych przepisów pracodawca nie będzie miał bowiem możliwości pozyskiwania danych osobowych od osób trzecich, a więc m.in. byłych pracodawców.

Udostępnianie danych osobowych pracownika innym organom bez zmian

Bez zmian pozostanie kwestia prawa pracodawcy do przekazywania danych osobowych o pracownikach na żądanie innych organów tj. policja, komornicy, czy też prokuratura. Ponieważ wspomniane instytucje są instytucjami państwowymi pracodawca nie musi uzyskać zgody pracownika przed udostępnieniem jego danych osobowych.

Telefon i samochód służbowy wykorzystywany do celów prywatnych

Wizja zmian związanych z RODO budzi wątpliwości również w zakresie kontrolowania bilingów w telefonach służbowych pracowników, czy też umieszczania nadajników GPS w samochodach firmowych. W świetle nowych przepisów pracodawca w celu najlepszego wykorzystania czasu pracy swoich pracowników ma prawo kontrolować urządzenia wykorzystywane do pracy.

Problematyczna staje się jednak sytuacja, kiedy pracownik może wykorzystywać telefon, czy samochód nie tylko do celów służbowych. Niedopuszczalne jest bowiem by pracodawca kontrolował miejsce pobytu pracownika w czasie, kiedy nie wykonuje on obowiązków pracowniczych. Ta sama sytuacja dotyczy również telefonów służbowych. Trudno jest bowiem wyegzekwować od pracownika by w godzinach pracy wykonywał połączenia wyłącznie służbowe.

Kamery, monitoring w miejscu pracy

Nowe przepisy o ochronie danych osobowych nie omijają również kwestii montowania w pomieszczeniach służbowych kamer i innego rodzaju monitoringu.

W myśl projektowanych zapisów nadzór nad pracownikami w postaci monitoringu będzie możliwy w przypadku, gdy będzie to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników bądź też ochrony mienia, kontroli produkcji bądź też zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. W takich przypadkach pracodawca będzie mógł wprowadzić nadzór w postaci monitoringu nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy – z wyłączeniem pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba, że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników oraz informacji.